Как составить ТЗ на клининг для тендера
Хорошее ТЗ на клининг — это документ, по которому пять разных подрядчиков посчитают примерно одинаковую трудоёмкость. Если разброс цен в тендере больше 40%, проблема почти всегда в ТЗ, а не в рынке.
Зачем закупщику хорошее ТЗ
Клининг покупают не как «уборку», а как часы работы людей с химией и оборудованием на конкретных площадях. Всё, что подрядчик не нашёл в ТЗ, он либо закладывает в цену с запасом, либо не закладывает — и потом выносит в допсоглашение или начинает экономить на людях.
Мы участвуем в тендерах на клининг офисов, ТЦ, клиник, складов и производств в Москве и видим три типичных последствия слабого ТЗ:
Победитель с самой низкой ценой через 3–4 месяца просит повышения или снижает численность на объекте.
Заказчик не может предъявить претензии: в договоре нет регламента, с которым можно сверить факт.
Добросовестные подрядчики не подаются вовсе или ставят цену «с запасом на неизвестность» — и проигрывают тем, кто считает оптимистично.
Цель ТЗ — убрать «неизвестность», чтобы все считали одно и то же. Ниже — что для этого должно быть в документе.
Структура ТЗ: семь обязательных разделов
ГОСТ Р 51870-2014 «Услуги профессиональной уборки» уже содержит рекомендуемую форму приложения к договору (приложение В): площади, график, перечень работ с периодичностью. Берите её за каркас и дополняйте тем, чего в ГОСТе нет — требованиями к персоналу, расходникам и контролю.
| № | Раздел | Что внутри | Почему без него нельзя |
|---|---|---|---|
| 1 | Объект | Адрес, тип, режим работы, площади по зонам и покрытиям | Основа расчёта трудоёмкости |
| 2 | Перечень работ и периодичность | Таблица «работа — зона — частота» | Определяет человеко-часы |
| 3 | График оказания услуг | Окна уборки, выходные, праздники, ночной доступ | Определяет штат и графики смен |
| 4 | Персонал | Минимальная численность или требование «по расчёту», гражданство, допуски, форма | Исключает демпинг за счёт людей |
| 5 | Материалы и оборудование | Кто поставляет химию, расходники, технику; требования к ним | До 15–25% бюджета |
| 6 | Контроль качества | Метод приёмки, уровень по ГОСТ, чек-листы, реакция на заявку | Делает претензии доказуемыми |
| 7 | Коммерческие условия | Форма цены (за м²/за месяц/за чел.-час), отсрочка, индексация, штрафы | Влияет на цену сильнее, чем кажется |
Если ТЗ рассылается вместе с формой коммерческого предложения — делайте форму в разбивке по статьям затрат (ФОТ, расходники, инвентарь, техника, накладные). Тогда вы увидите, кто занизил именно ФОТ, а не просто «дал дешевле».
Данные об объекте, без которых подрядчик считает «на глаз»
Одна цифра «общая площадь 12 000 м²» не даёт посчитать ничего. На трудоёмкость влияет не площадь, а её структура.
Площади по зонам: офисы/open space, кабинеты руководства, переговорные, санузлы (количество кабин и писсуаров), кухни и кофе-пойнты, коридоры и холлы, лестницы, лифты, техпомещения, паркинг, территория. Санузел площадью 20 м² стоит дороже 100 м² коридора.
Покрытия пола по зонам: ковролин, плитка, керамогранит, наливной пол, линолеум, паркет, бетон. Ковролин — это пылесос и периодическая химчистка; плитка — это поломоечная машина. Разные люди, разная техника, разная цена.
Трафик: сотрудники и посетители в день. Санузлы в БЦ на 300 человек и в ТЦ с проходимостью 10 000 человек — разный режим.
Этажность и логистика: количество этажей, грузовой лифт, где хранить инвентарь и технику, где сливать воду после машин, где раздевалка персонала.
Особые зоны: чистые помещения, лаборатории, пищевое производство, медицинские кабинеты (там свой ГОСТ Р 58393-2019), серверные, склады с допусками.
Внешняя территория: площадь твёрдых покрытий, газоны, снег — куда складировать, нужен ли вывоз, запрещены ли реагенты.
Что уже есть: оставляет ли заказчик технику, дозаторы, склад расходников; сколько людей работает сейчас (если готовы раскрыть).
Лучшая практика — приложить к ТЗ поэтажные планы с экспликацией и провести осмотр объекта. Мы ни разу не видели тендера, где осмотр не менял цену хотя бы на 10%.
Периодичность работ и регламент
Таблица периодичности — главный раздел ТЗ: именно она превращается в человеко-часы. Формат простой: зона → операция → частота. Делите работы на три слоя.
| Слой | Что входит | Типичная частота |
|---|---|---|
| Основная (ночная/утренняя) уборка | Мытьё полов, пылесос ковролина, мусор, санузлы, протирка столов | 5/2 или 7/0, до начала рабочего дня |
| Поддерживающая (дневная) | Санузлы, входная группа, кухни, срочные заявки, лифты, зеркала | Дежурный клинер в рабочие часы |
| Периодическая | Мойка окон, химчистка ковров, полировка камня, мойка светильников, стен, фасады, генеральные | Еженедельно / ежемесячно / 1–2 раза в год |
Что проверить, прежде чем отправлять раздел подрядчикам:
Указаны окна времени: когда можно заходить в кабинеты, когда работает дневной персонал, можно ли шуметь техникой.
Указан режим на праздники и выходные: уборка в праздники оплачивается в двойном размере — это должно быть видно в ТЗ.
Периодические работы заданы количеством раз в год, а не словом «по необходимости». «По необходимости» — это пустая строка в смете.
Разделены уборка после мероприятий, ремонтов и форс-мажоров — обычно это отдельная расценка, а не абонентская плата.
Для санузлов задана частота обходов в день, а не «поддержание чистоты».
Заказчик покупает результат, а не процесс. Поэтому формулируйте требования через состояние поверхности к определённому времени («к 8:00 полы вымыты, корзины пустые, санузлы заправлены»), а организацию смен оставляйте подрядчику — но требуйте, чтобы он её раскрыл в КП.
Расходники, инвентарь, химия: кто за что платит
По нашим калькуляциям на расходные материалы, инвентарь, спецодежду и амортизацию техники уходит 10–25% стоимости контракта в зависимости от объекта. Если в ТЗ не сказано, кто это оплачивает, подрядчики посчитают по-разному — и сравнивать предложения станет невозможно.
Разделите три группы и по каждой напишите «заказчик» или «исполнитель»:
Санитарно-гигиенические расходники — туалетная бумага, полотенца, мыло, освежители, мешки для мусора. Зависят от трафика, а не от площади. Если передаёте подрядчику — укажите текущий месячный расход или численность сотрудников и посетителей.
Профессиональная химия и инвентарь — моющие средства, мопы, салфетки, тележки. Почти всегда на исполнителе. Требуйте сертификаты, паспорта безопасности, совместимость с покрытиями (камень, дерево) и допуск для пищевых/медицинских зон, если нужен.
Техника — поломоечные машины, пылесосы, роторы, снегоуборщики. Укажите, нужна ли новая техника или допускается б/у, и где она будет храниться и обслуживаться. В типовых формах крупных заказчиков оборудование с нулевой остаточной стоимостью в калькуляцию не допускается.
Три практических правила:
Если расходники на подрядчике — попросите выделить их отдельной строкой в КП. Это защищает и вас, и его при изменении трафика.
Заложите в ТЗ порядок учёта: кто ведёт склад, под роспись или нет, как фиксируется перерасход. Утечка расходников — одна из самых частых претензий.
Укажите требования к дозаторам: если у вас стоят дозаторы одной системы, расходники должны быть совместимы — иначе подрядчик заложит замену дозаторов.
Критерии качества, приёмка, SLA и штрафы
«Качественная уборка» — не критерий. Критерий — это то, что можно проверить и записать в акт. ГОСТ Р 51870-2014 даёт готовую шкалу: пять уровней качества по числу загрязнений на контрольном участке 0,5 × 0,5 м, отдельно для доступных и труднодоступных зон. Для офиса обычно достаточно 3-го уровня, для клиник и представительских зон — 4-го.
Что должно быть в разделе:
Метод контроля: чек-лист по зонам, кто и как часто проверяет (менеджер подрядчика ежедневно, представитель заказчика — выборочно), где фиксируется результат (журнал, фото, приложение).
Время реакции на заявку: разлили кофе, засорился санузел — через сколько минут приходит клинер. Для БЦ реалистично 15–30 минут в рабочее время, если есть дневной персонал.
Порядок претензии: фиксация → срок устранения → повторная проверка → акт. Без этой цепочки штраф не удержать.
Штрафы соразмерные: 0,1–1% месячной стоимости за зафиксированное нарушение, с лимитом за месяц. Штраф в 50% за одну заявку отпугивает нормальных подрядчиков и привлекает тех, кто не собирается его платить.
Отчётность: ежемесячный отчёт по выполненным периодическим работам и заявкам — иначе через полгода никто не вспомнит, мыли ли окна.
Два пункта, которые закупщики часто забывают:
Проверка персонала: оформление по ТК РФ или ГПХ, патенты для иностранных граждан, медкнижки для пищевых зон, согласование людей на режимные этажи и замены при отпусках.
Выход на объект: срок мобилизации после подписания (обычно 7–14 дней), передача дел от прежнего подрядчика, обучение по регламентам объекта (лифты, пропуска, слив воды, экология).
Типовые ошибки в ТЗ
| Ошибка | Последствие | Как исправить |
|---|---|---|
| Только общая площадь без зон и покрытий | Разброс цен 30–50%, демпинг «на удачу» | Таблица площадей по зонам + планы |
| «Уборка по мере необходимости» | Работа не посчитана → не выполняется | Частота в разах в день/неделю/год |
| Нет численности и графика | Победитель ставит 2 человек на 10 000 м² | Требовать штатное расписание в КП или задать минимум |
| Не указано, кто платит за расходники | КП несравнимы | Раздел «Материалы» с распределением |
| Нет критериев приёмки | Претензии недоказуемы, штрафы оспоримы | Уровень по ГОСТ + чек-лист + порядок актирования |
| Отсрочка 60–90 дней без упоминания в ТЗ | Подрядчик закладывает кредит в цену или отказывается | Указать условия оплаты в ТЗ, не только в договоре |
| Срок контракта 1 год без индексации | На второй год цена пересматривается или падает качество | Индексация по ЕМИСС/ИПЦ или срок 2–3 года |
| Осмотр объекта не предусмотрен | Цена «с запасом» или занижена | Обязательный осмотр с протоколом вопросов |
Чек-лист перед публикацией
Если нужно — пришлите нам черновик ТЗ, мы покажем, где подрядчики будут считать по-разному. Это бесплатно и ни к чему не обязывает: нам выгоднее тендер, в котором все считают одно и то же.
Читайте также: Как рассчитать численность клинеров на объект
Тенчат 